Apa Itu Sistem Manajemen File?
Apa Itu Sistem Manajemen File? – Sistem manajemen file adalah metode berbasis cloud untuk menyimpan, mengatur, dan mengakses informasi dengan mudah. Berikut adalah cara memilih perangkat lunak yang tepat untuk organisasi Anda Menurut Anda, seberapa sulit bagi karyawan organisasi untuk mengakses dan menggunakan informasi yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efisien? Ternyata jawabannya adalah “lebih sulit dari yang Anda kira.” Delapan puluh enam persen pekerja mengalami kesulitan mencari file kantor.
Apa Itu Sistem Manajemen File?
proofreadmyfile – Namun, merangkul sistem manajemen file akan membuat file Anda mudah diakses dan dibagikan, menghemat waktu Anda dan tim untuk mencari sumber daya yang relevan. Kemudian Anda dapat fokus pada pekerjaan yang mendorong produktivitas dan pendapatan. Panduan ini menjelaskan cara kerja sistem manajemen file dan bagaimana Anda dapat memilihnya untuk organisasi
Baca Juga : Sistem dan Software Manajemen File Terbaik di tahun 2023
Anda. Apa itu sistem manajemen file?
Sistem manajemen file adalah metode penyimpanan, pengorganisasian, dan pengelolaan akses ke informasi berbasis cloud (online). Sistem manajemen file yang baik efisien, menyimpan informasi di lokasi terpusat, dan mempermudah pencarian file office dengan menyediakan basis data yang dapat dicari untuk pengambilan cepat.
Mengapa sistem manajemen file penting?
Menjelajahi ratusan file dan membuatnya tersedia bagi pemangku kepentingan dan karyawan pada waktu yang tepat dapat menjadi tantangan. Sistem manajemen file membuat proses penyimpanan dan berbagi file menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih efisien. Ada banyak alasan mengapa alat manajemen file sangat penting; beberapa di antaranya termasuk:
1. Bertindak sebagai pusat konten terpusat
Anda tidak pernah tahu betapa sulitnya mencari file sampai Anda mulai. Misalnya, Anda menyimpan pedoman branding Anda di Notion, file teks dan gambar Anda tersebar di seluruh Dropbox dan Google Drive, dan desain Anda ada di Figma. Sekarang, Anda perlu membagikan templat proposal dengan karyawan Anda, dan Anda bahkan tidak ingat di mana tempatnya.
Sistem manajemen file menggantikan semua repositori lainnya dan membantu Anda mengumpulkan, menyimpan, dan mengambil file Anda di satu lokasi, memastikan bahwa karyawan Anda bekerja dengan kumpulan informasi yang sama. Alih-alih memeriksa ratusan data, email, atau utas Slack tanpa henti saat Anda perlu merujuk ke detail penting, OSlash, misalnya, dapat dengan mudah membuat pintasan di sistem manajemen file dan membuatnya dapat diakses oleh semua anggota tim Anda.
2. Peningkatan efisiensi
Empat puluh enam persen karyawan mengatakan bahwa mencari file itu menantang dan memakan waktu, dan 21,3% hilangnya produktivitas harian disebabkan oleh masalah dokumen. Namun, sistem manajemen file yang baik meningkatkan efisiensi dan produktivitas alur kerja dengan membantu Anda menemukan file secara instan dalam satu pencarian dan menghilangkan tugas berulang seperti entri data manual dan pemrosesan pesanan penjualan. Ketika tim Anda berhenti membuang-buang waktu untuk proses manual ini, mereka akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas yang penting bagi organisasi.
3. Alur kerja otomatis
Perangkat lunak manajemen file yang efisien memungkinkan Anda mengotomatiskan alur kerja manual dan memakan waktu, mulai dari pembuatan file hingga penyimpanan dan distribusi di seluruh organisasi. Ini memberikan wawasan dan keterlacakan yang berharga ke dalam proses bisnis Anda. Ini juga membantu mengurangi kesalahan yang terkait dengan input manual dan memastikan bahwa Anda menyelesaikan pekerjaan Anda secara akurat dan tepat waktu. Dengan kemampuan untuk menggabungkan kontrol dan aturan bisnis di samping antrean kerja adaptif, Anda dapat merampingkan seluruh alur kerja bisnis Anda. Menurut studi McKinsey ini, 60% pekerja dapat menghemat 30% waktu mereka dengan mengotomatiskan proses bisnis.
4. Keamanan berkas
Menurut analisis Linklaters tahun 2020 , pelanggaran privasi data telah meningkat sebesar 66%, sementara kehilangan dan kebocoran data meningkat sebesar 69%. Tetapi dengan perlindungan yang kuat dari sistem manajemen file yang canggih, keamanan file tidak akan pernah menjadi masalah. Keamanan adalah salah satu alasan penting mengapa banyak organisasi lebih suka menggunakan sistem manajemen file. Perangkat lunak manajemen file memberikan keamanan yang ditingkatkan untuk informasi sensitif dan berharga Anda dengan menggunakan fitur otentikasi, seperti perlindungan kata sandi, jejak audit, dan enkripsi. Keamanan ini memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses file Anda.
Enkripsi data menjaga kerahasiaan semua file Anda. Meskipun seseorang mendapatkan akses ke lokasi file Anda, mereka tidak dapat membuka, mengedit, atau membagikannya kecuali disetujui sebagai pengguna resmi. Ini membantu mencegah pelanggaran data, merusak informasi organisasi, dan masalah keamanan lainnya yang menjadi perhatian utama bisnis. Bagaimana memilih sistem manajemen file yang tepat. Sebelum memilih sistem manajemen file, Anda perlu mengidentifikasi kebutuhan bisnis Anda dan menentukan perangkat lunak mana yang paling sesuai dengan permintaan Anda. Tanpa penilaian yang tepat, pada akhirnya Anda mungkin menginstal perangkat lunak yang tidak sesuai dengan bisnis Anda.
